Helferplan fürs Turnier: Stationen, Schichten, Helfer finden

Der Spielplan steht, die Mannschaften haben zugesagt, und dann fragt jemand, wer eigentlich am Samstag die Kasse macht. Ein Helferplan fürs Turnier klärt das zwei Wochen vorher: welche Stationen es gibt, wie viele Leute jede Schicht braucht und wer sich wo eingetragen hat. Dieser Leitfaden geht die Planung Schritt für Schritt durch, mit Zahlen für ein Turnier mit acht Mannschaften.

Welche Stationen ein Turnier braucht

Die Stationen hängen davon ab, ob ihr in der Halle oder auf dem Platz spielt. In der Halle ist die Kuchentheke meist der Treffpunkt, auf dem Platz der Grill. Diese Stationen kommen bei fast jedem Vereinsturnier vor:

Aufbau: Tore, Banden oder Pavillons, Tische für Verpflegung. In der Halle reicht eine Stunde vor dem ersten Spiel, auf dem Platz eher zwei.
Kasse am Eingang: Eintritt oder Bons. Fällt weg, wenn ihr keinen Eintritt nehmt.
Kuchentheke und Kaffee: läuft den ganzen Tag. Die Kuchen backen meist die Eltern.
Grill oder Würstchen: vor allem zur Mittagszeit gefragt.
Getränke: auf dem Platz eine eigene Station, in der Halle oft zusammen mit der Kuchentheke.
Turnierleitung: trägt die Ergebnisse ein, macht die Durchsagen und teilt die Schiedsrichter ein.
Parkplatz: nur auf dem Platz und nur, solange die Mannschaften anreisen.
Abbau: nach der Siegerehrung, in der Halle inklusive Fegen.

Schiedsrichter stehen hier bewusst nicht dabei. Sie werden bei den meisten Turnieren über die Mannschaften oder den Schiedsrichter-Obmann eingeteilt, nicht über die Elternliste.

Wie viele Helfer pro Station

Rechne pro Station und Schicht mit zwei Leuten. Eine Person allein kann nicht weg, wenn sie aufs Klo muss oder ihr Kind gerade spielt. Ausnahmen sind die Kasse und die Turnierleitung, dort reicht meist eine Person. Für Aufbau und Abbau brauchst du vier bis sechs Leute gleichzeitig, dafür nur eine Stunde.

Für ein Turnier mit acht Mannschaften von 9 bis 18 Uhr kommen so in der Halle gut 20 Helferplätze zusammen, auf dem Platz rund 30. Weil viele zwei Schichten übernehmen, reichen 12 bis 15 Leute für die Halle. Für dein eigenes Turnier rechnet der Helfer-Rechner es durch:

Ort, Spielzeit und Mannschaften wählen: Stationen, Schichten und Plätze rechnen sich neu.

Schichten richtig schneiden

Zwei bis drei Stunden pro Schicht haben sich bewährt. Länger will kaum jemand am Grill stehen, kürzer bedeutet zu viele Übergaben. Plane die Schichtwechsel so, dass sie nicht in die Mittagszeit fallen, wenn an Grill und Kuchentheke am meisten los ist.

Schichtplan eines Hallenturniers von 7:30 bis 19:30 Uhr: Aufbau mit 4 Helfern, Kasse und Turnierleitung mit je 2 Schichten à 1 Person, Kuchentheke 3 Schichten à 2, Würstchen 2 Schichten à 2, Abbau mit 5 Helfern. 11 Schichten, 23 Helferplätze. — Ein Hallentag als Schichtplan: Kasse und Turnierleitung in zwei langen Schichten, die Verpflegung im Dreistundentakt.

Aufbau und Abbau als eigene Schichten anlegen. Wer abends abbaut, muss morgens nicht kommen.
Trainer und Betreuer nicht in die Liste aufnehmen. Sie stehen den ganzen Tag bei ihrer Mannschaft.
Eltern möchten die Spiele ihres Kindes sehen. Die Schichten der Gastgeber-Mannschaft deshalb in die Zeit legen, in der sie nicht spielt. Den Spielplan dafür hast du, wenn du ihn vorher in TurnierBuilder erstellt hast.

Helfer finden

Die meisten Helfer kommen von den Eltern der eigenen Jugendmannschaften. Gut funktioniert es, wenn jede Mannschaft eine Station übernimmt, etwa die F-Jugend die Kuchentheke und die E-Jugend den Grill. Dann fragt jede Trainerin in ihrer eigenen Elterngruppe, und niemand muss den ganzen Verein anschreiben.

Wichtig ist der Zeitpunkt: Die Liste sollte zwei bis drei Wochen vor dem Turnier stehen. Eine Woche vorher siehst du, wo noch Lücken sind, und kannst gezielt Leute ansprechen.

Die Orga-Ansicht in HelferCrew: Schichten ohne Helfer stehen oben, darunter die mit den größten Lücken.

Die Liste verteilen

Die klassische Lösung ist eine WhatsApp-Nachricht mit der Bitte, sich zu melden. Das Ergebnis sind zwanzig Antworten zwischen anderen Nachrichten, und jemand muss sie in eine Tabelle übertragen. Besser ist eine Liste, in die sich jeder selbst einträgt und auf der alle sehen, was noch offen ist.

Dafür gibt es HelferCrew, ein zweites Tool aus derselben Familie wie TurnierBuilder. Du legst Stationen und Schichten an und teilst einen Link in der Elterngruppe. Jeder trägt sich mit Namen ein, ohne Konto und ohne App. Auf der öffentlichen Liste stehen die Namen gekürzt, etwa „Anna B.“. Für das Vereinsheim gibt es einen Aushang mit QR-Code, der direkt zur Liste führt.

So sehen Eltern die Liste auf dem Handy. Wer helfen will, tippt auf einen freien Platz und trägt seinen Namen ein.

Kostenlos gehen drei Stationen mit bis zu 30 Plätzen. Für ein größeres Turnier gibt es den Event-Plan für 4,99 € einmalig, mit beliebig vielen Stationen und einer Erinnerung per E-Mail am Tag vor der Schicht.

Fertige Vorlagen

Damit du nicht bei null anfängst, gibt es bei HelferCrew Vorlagen mit Stationen, Uhrzeiten und Plätzen. Du trägst Name, Ort und Datum ein und änderst danach, was bei euch anders ist.

Vorlage Hallenturnier: Kuchentheke, Kasse, Würstchen, Turnierleitung, Aufbau und Abbau. 11 Schichten mit 23 Plätzen.
Vorlage Fußballturnier: Grill, Getränke, Kuchentheke, Turnierleitung, Parkplatz, Aufbau und Abbau. 13 Schichten mit 30 Plätzen.

Was in der Halle und auf dem Platz sonst noch zu bedenken ist, steht in den Leitfäden zum Hallenturnier und zum Fußballturnier.

Am Turniertag

Eine Person ist für alle Helfer ansprechbar und nicht selbst an einer Station eingeteilt.
Den Plan einmal ausgedruckt am Orga-Tisch, damit Ablösungen wissen, wann sie dran sind.
Wer ausfällt, trägt sich aus. Dann sieht die Orga die Lücke sofort und muss nicht auf einen Anruf warten.
Nach dem Turnier den Helfern danken, am besten mit der Zahl der Schichten, die zusammengekommen sind.

Checkliste für den Helferplan

Stationen festgelegt, passend zu Halle oder Platz.
Schichten von zwei bis drei Stunden angelegt, Aufbau und Abbau getrennt.
Schichten der Eltern nicht in die Spielzeiten ihrer Kinder gelegt.
Liste drei Wochen vorher in den Elterngruppen geteilt, Aushang im Vereinsheim.
Eine Woche vorher Lücken geprüft und Leute direkt angesprochen.
Ansprechperson für den Turniertag bestimmt.

Den Spielplan mit Live-Tabelle legst du auf turnierbuilder.de/create an, die Helferliste auf helfercrew.de.

Häufige Fragen

Wie viele Helfer braucht ein Turnier?
Bei acht Mannschaften und einem ganzen Turniertag in der Halle gut 20 Helferplätze, auf dem Platz rund 30. Viele übernehmen zwei Schichten, für die Halle reichen dann 12 bis 15 Leute.

Wie lang sollte eine Helferschicht sein?
Zwei bis drei Stunden. Aufbau und Abbau sind eigene Schichten von etwa einer Stunde, dafür mit vier bis sechs Leuten gleichzeitig.

Wie bekomme ich genug Helfer für ein Vereinsturnier?
Jede Jugendmannschaft übernimmt eine Station und fragt in ihrer eigenen Elterngruppe. Die Liste sollte zwei bis drei Wochen vorher stehen, eine Woche vorher werden die Lücken direkt angesprochen.

Brauchen Helfer ein Konto, um sich einzutragen?
Mit HelferCrew nicht. Helfer öffnen den Link, tragen ihren Namen ein und bekommen einen eigenen Link zum Austragen. Kostenlos gehen drei Stationen mit bis zu 30 Plätzen.